ในปัจจุบันที่นวัตกรรม ถือเป็นส่วนหนึ่งที่เข้ามามีบริบทต่อองค์กรมากขึ้น เราไม่อาจปฏิเสธได้ว่าความสำคัญของนวัตกรรมนั้น สามารถช่วยเพิ่มผลการดำเนินงานและสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้ในหลากหลายด้าน สิ่งหนึ่งที่มักพบในองค์กรนั่นคือ การทำงานที่มีรูปแบบของลำดับขั้นตอนที่เจนอยู่เป็นจำนวนมากในทุกแผนกงาน ซึ่งกระบวนการทำงานซ้ำ ๆ เหล่านี้ ถือว่ามีความสำคัญต่อองค์กรเช่นกัน และมักพบปัญหาอยู่เสมอ อย่างเช่น การกรอกข้อมูลผิดพลาด การคำนวณตัวเลขไม่ถูกต้อง อีกทั้งงานเหล่านี้ต้องใช้ทรัพยากรทั้งคนและเวลา เป็นจำนวนมากในแต่ละวันเพื่อจัดการงานให้สำเร็จ

RPA จึงเป็นสิ่งหนึ่งที่ถูกคิดค้นเพื่อเข้ามาแก้ปัญหาของกระบวนการทำงานซ้ำ เพื่อสร้างประสิทธิภาพและลดปัญหาให้มากที่สุด โดยประโยชน์ของการนำ RPA ไปประยุกต์ใช้เพื่อสร้างคุณค่ากับองค์กรในแต่ละรูปแบบ มีหลากหลายด้าน ดังนี้

ความสำคัญของ RPA ต่อแผนกการเงิน (Finance & Accounting)

แผนกการเงินเป็นหนึ่งในแผนกที่ต้องพบกับกระบวนการทำงานซ้ำมากที่สุดในองค์กร ตัวอย่างเช่น กระบวนการออกใบกำกับภาษี การออกรายงานที่เกี่ยวกับภาษี หรือรายงานในด้านการเงินที่เป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่คอยขับเคลื่อนกลยุทธ์ให้กับองค์กร ตัวอย่างหนึ่งขององค์กรที่มีการประยุกต์ใช้งาน RPA ในแผนกการเงิน คือ กระบวนการบันทึกอัตราแลกเปลี่ยนค่าเงินรายวัน โดยในงานดังกล่าวเป็นงานที่ต้องทำทุกวันเพื่อ Update อัตราแลกเปลี่ยนค่าเงินบาท ซึ่งเราต้องใช้ทรัพยากรผู้ดูแล 1 คน ต่อการทำงานนี้ ซึ่งจะต้องอาศัยเวลาในการทำมากกว่า 90 นาทีต่อวัน เมื่อนำ RPA เข้ามาช่วยเพิ่มศักยภาพการทำงานให้รวดเร็วขึ้นได้ โดยสามารถลดระยะเวลาได้เหลือเพียง 3 นาทีต่อวัน และความผิดพลาดลดลง

ความสำคัญของ RPA ต่อแผนกขายและการตลาด (Sale & Marketing)

แผนกขายและการตลาดเป็นอีกหนึ่งแผนกที่มีการทำงานที่มีกระบวนการทำงานซ้ำเกิดขึ้นกับองค์กร อีกทั้งยังเกี่ยวข้องความความพึงพอใจของลูกค้าโดยตรงกระบวนการขายถือเป็นส่วนสำคัญมากในองค์กร เพราะว่าเป็นขั้นตอนที่นำมาสู่รายได้ให้องค์กรนั่นเอง ซึ่งในปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มปรับตัวให้ทันยุคดิจิตอล เปลี่ยนรูปแบบการขายในรูปแบบออนไลน์ผ่านแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Shopee, Lazada เป็นต้น ขั้นตอนการทำงานเมื่อได้รับการสั่งซื้อสินค้าแล้ว ร้านค้าจำเป็นต้องมีขั้นตอนในการจัดการคำสั่งซื้อเหล่านี้ ยิ่งในช่วงที่เราทำโปรโมชั่นอาจมีคำสั่งซื้อจำนวนมาก ส่งผลให้ต้องใช้พนักงานในการจัดการเพิ่มขึ้นหรือต้องใช้ระยะเวลานานขึ้นเพื่อจัดการคำสั่งซื้อได้ทันเวลา เมื่อนำ RPA มาประยุกต์ใช้ในกระบวนการนี้จะทำให้การทำเป็นอัตโนมัติ ช่วยลดระยะเวลาได้กว่า 90% จากการทำงานในรูปแบบเดิม

ความสำคัญของ RPA ต่อแผนก IT

ฝ่ายไอทีนั้นมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมากแผนกหนึ่ง เพราะเป็นแผนกที่มักจะต้องเกี่ยวข้องกับทุกแผนกในองค์กร รวมถึงดูแล HARDWARE ที่ใช้งานภายในองค์กรทั้งหมด จึงทำให้งานในฝ่ายไอทีนั้นมักพบกับปัญหามากมายในแต่ละวันที่เข้ามา ทั้งงานที่เป็นรายวัน และการขอความช่วยเหลือจากแผนกอื่นเป็นครั้งคราว ซึ่งถือว่ามีความสำคัญที่ส่งผลต่อแผนกอื่นทั้งหมด เช่น การตรวจสอบประสิทธิภาพของเครื่อง SERVER และออกรายงานส่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกวัน  ซึ่งเมื่อนำ RPA มาประยุกต์ใช้จะช่วยลดปัญหาและช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ อีกทั้งการทำงานด้วย RPA สามารถสั่งการให้ Robot ทำงานได้อย่างต่อเนื่อง 24 ชั่วโมง ตลอดเวลา 7 วัน กับงานประเภทที่ต้องคอยตรวจสอบตลอดเวลา เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจส่งผลกระทบกับองค์กรได้อีกด้วย

ความสำคัญของ RPA ต่อ Supply Chain ในบริษัท

ความสำคัญของฝ่ายผลิตหรือ Supply Chain สิ่งที่เราให้ความสำคัญของการผลิตสินค้าในแต่ละสายการผลิต คือ กระบวนการเริ่มต้น ด้วยการทำ BOM (Bill Of Material) หรือ การทำ Products Structure ก่อนเริ่มสายการผลิตเพื่อป้องกันปัญหาหลังจากเริ่มการผลิตไปแล้วนั่นเอง หากในองค์กรที่มีความเกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิตสินค้า ที่มีขนาดใหญ่และมีความหลากหลายของวัตถุดิบ เราสามารถพบข้อผิดพลาดได้ตลอดเวลา ซึ่งส่วนนี้สามารถนำ RPA เข้ามาช่วยป้องกันและแก้ปัญหาได้เช่นเดียวกัน อีกทั้ง Robot ยังสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ส่งผลให้องค์กรสามารถลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้นถึง 80% เลยทีเดียว ทำให้สามารถรองรับการผลิตได้เพิ่มมากขึ้น ซึ่งจะเห็นผลได้ในทั้งระยะสั้นและระยะยาวจึงคุ้มค่าต่อการลงทุนอย่างแน่นอน

ความสำคัญของ RPA ต่อ Human Resources ในบริษัท

การบริหารจัดการพนักงานในองค์กร ซึ่งถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจและองค์กรให้เติบโต แต่ในหลายองค์กรก็จะมีการหมุนเวียนของพนักงานอยู่สม่ำเสมอ ดังนั้นกระบวนการในการเปิดรับสมัครพนักงานใหม่ คัดเลือกพนักงาน เป็นงานที่สำคัญอย่างหนึ่งของแผนกบุคคล ยิ่งโดยเฉพาะองค์กรใหญ่ หรือองค์กรที่มีโรงงานและจำเป็นต้องเปิดรับสมัครพนักงานครั้งละจำนวนมาก ตัวอย่างหนึ่งที่บริษัทดำเนินการ คือ การค้นหาผู้สมัครผ่านทางเว็บไซต์สมัครงานชื่อดังอย่าง www.JobsDB.com ที่มีให้บริการดูเอกสารประวัติย่อของผู้สมัครได้ โดยที่ทาง JobsDB จะส่งอีเมล์รายละเอียดของผู้สมัครในตำแหน่งที่บริษัทเปิดรับสมัคร จากนั้นพนักงานจะต้องทำการนำข้อมูลดังกล่าวมาเก็บใน Template รวมถึงเตรียมข้อมูลต่างๆ ของผู้สมัครก่อนจะส่งข้อมูลให้หัวหน้าตามฝ่ายงานหรือผู้เกี่ยวข้องเพื่อพิจารณาและเรียกสัมภาษณ์ในลำดับถัดไป เดิมใช้พนักงานแผนกบุคคลจัดการขั้นตอนต่างๆ เฉลี่ย 5 นาที ต่อ 1 ข้อมูลผู้สมัครหรือเฉลี่ย 250 นาที ต่อ 50 ข้อมูลผู้สมัคร ต่อสัปดาห์ เมื่อนำ RPA มาช่วยในการจัดการข้อมูลแทน พบว่า ช่วยประหยัดเวลาไปถึง 71%  ซึ่ง Robot ใช้เวลาเพียงจัดการเพียง 2 นาที ต่อ 1 ข้อมูลผู้สมัคร หรือเฉลี่ย 100 นาที ต่อ 50 ข้อมูลผู้สมัคร ต่อสัปดาห์ ส่งผลให้พนังานที่เคยทำงานดังกล่าวมีเวลาเพิ่มขึ้น เพื่อไปทำงานอื่นที่ต้องใช้การวิเคราะห์ หรือความคิดสร้างสรรค์แทน